- 委員会のQ&Aは、既存の契約書などで記録事項を満たしている場合はそれが記録として認められ、別途、台帳のようなものを用意する必要はないとしています（Q13-25）。データ伝送の伝送日時・伝送先などのログを記録とすることも認められます（Q13-26）。
- 継続的に個人データをやり取りする基本契約書に付帯する資料などで、随時の記録を作る方法も認められると考えられます（Q13-27）。記録義務を負わない受領者が、提供者の記録を代行することもできると考えられます（Q13-30）。確認・記録義務の履行のために個人データを保存する場合は、消去の努力義務の対象外と考えられ、利用目的の特定・通知等は不要です（Q13-32）。
- 記録の保存期間は、施行規則第21条により、原則として3年です。物品・役務の提供に関連する契約書その他の書面で記録に代える場合は、最後に提供を行った日から1年を経過する日までの間です。
委員会のQ&A（Q13-4・25〜28・30〜32）
| 項目 | 公式の記載 |
|---|---|
| Q13-4 の問 | 顧客からグループ会社の紹介を求められたため、当該顧客本人の氏名・住所等の連絡先等を、当該グループ会社に提供する場合は、記録を作成しなければなりませんか。 |
| Q13-4 の答（1） | 本人に代わって個人データを第三者提供しているため、記録義務は適用されません。なお、提供を受けた会社においても、確認・記録義務は適用されません。 |
| Q13-25 の問 | 記録を作成するに当たって、台帳のようなものを用意する必要はありますか。 |
| Q13-25 の答（1） | 既存の契約書などで記録事項を充たしている場合は、それらが記録として認められます。したがって、事業者は、別途、台帳のようなものを用意する必要はありませんが、保存義務を履行するために、明確にする必要があります。 |
| Q13-26 の問 | 個人データを提供先にデータ伝送している場合、伝送日時、伝送先などのログを記録とすることはできますか。 |
| Q13-26 の答（1） | ログを記録とすることは認められます。 |
| Q13-27 の問 | 継続的に又は反復して個人データを授受することを内容とする基本契約書に加えて、当該基本契約書に付帯する資料などをあわせて、施行規則第19条第２項・第23条第２項に基づく記録とすることはできますか。 |
| Q13-27 の答（1） | 最初に基本契約書に記録を作成し、継続的に又は反復して個人データを授受する対象期間内に、随時、提供される個人データによって識別される本人の氏名に係る記録を、別途、当該基本契約書に付帯する資料などをもって作成する方法も認められるものと考えられます。 |
| Q13-28 の問 | 「契約書その他の書面」（施行規則第19条第３項・第23条第３項）には、原本のみならず、写しも含まれますか。 |
| Q13-28 の答（1） | 「契約書その他の書面」には、原本のみならず、写しも含まれます。 |
| Q13-30 の問 | 提供者にとって個人データに該当するが受領者にとって個人データでないため、提供者のみに記録義務が生じる場合においても、受領者が提供者の記録義務の全部又は一部を代行して行うことは妨げられないという理解でよいですか。 |
| Q13-30 の答（1） | 自身は確認・記録義務を負わない受領者が、提供者の記録義務を代行することはできるものと考えられます。 |
| Q13-31 の問 | 代行により記録を作成する方法を採用する場合に、代行させる者（委託者）及び代行を行う者（受託者）との間では、契約書等において、代行させる旨の規定を置くことは必須ですか。 |
| Q13-31 の答（1） | 契約書等において、代行させる旨の規定を置くことは必須ではありません。 |
| Q13-32 の問 | 確認・記録義務の履行のために個人データを保存する場合は、消去義務（法第22条）に違反しませんか。また、利用目的の特定・通知等をしなければなりませんか。 |
| Q13-32 の答（1） | 個人情報取扱事業者は、個人データを利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければなりませんが、確認・記録義務の履行のために個人データを保存する場合は、この限りではないものと考えられます。また、利用目的の特定・通知等は不要です。 |
出典: 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A（第三者提供時の確認・記録義務編 Q13）（確認日 2026-10-25）。
記録の作り方・記録事項・保存期間（施行規則 第19条〜第21条）
法第29条が定める第三者提供の記録について、個人情報保護法施行規則は次のように定めています（e-Gov法令データの本文のまま。令和8年6月14日施行の版）。
| 条項 | 施行規則の記載 |
|---|---|
| 第19条第1項（第三者提供に係る記録の作成） | 法第二十九条第一項の規定による同項の記録を作成する方法は、文書、電磁的記録又はマイクロフィルムを用いて作成する方法とする。 |
| 第19条第2項 | 法第二十九条第一項の記録は、個人データを第三者（同項に規定する第三者をいう。以下この条、次条、第二十二条から第二十四条まで、第二十七条及び第二十八条において同じ。）に提供した都度、速やかに作成しなければならない。ただし、当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供（法第二十七条第二項の規定による提供を除く。以下この項において同じ。）したとき、又は当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供することが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。 |
| 第19条第3項 | 前項の規定にかかわらず、法第二十七条第一項又は法第二十八条第一項の規定により、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に次条第一項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって法第二十九条第一項の当該事項に関する記録に代えることができる。 |
| 第20条第1項（第三者提供に係る記録事項） | 法第二十九条第一項の個人情報保護委員会規則で定める事項は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める事項とする。 |
| 第20条第1項一 | 法第二十七条第二項の規定により個人データを第三者に提供した場合次のイからニまでに掲げる事項 |
| 第20条第1項一イ | 当該個人データを提供した年月日 |
| 第20条第1項一ロ | 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人。第二十八条第一項第三号において同じ。）の氏名（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨） |
| 第20条第1項一ハ | 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項 |
| 第20条第1項一ニ | 当該個人データの項目 |
| 第20条第1項二 | 法第二十七条第一項又は法第二十八条第一項の規定により個人データを第三者に提供した場合次のイ及びロに掲げる事項 |
| 第20条第1項二イ | 法第二十七条第一項又は法第二十八条第一項の本人の同意を得ている旨 |
| 第20条第1項二ロ | 前号ロからニまでに掲げる事項 |
| 第20条第2項 | 前項各号に定める事項のうち、既に前条に規定する方法により作成した法第二十九条第一項の記録（当該記録を保存している場合におけるものに限る。）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、同項の当該事項の記録を省略することができる。 |
| 第21条（第三者提供に係る記録の保存期間） | 法第二十九条第二項の個人情報保護委員会規則で定める期間は、次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間とする。 |
| 第21条一 | 第十九条第三項に規定する方法により記録を作成した場合最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して一年を経過する日までの間 |
| 第21条二 | 第十九条第二項ただし書に規定する方法により記録を作成した場合最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して三年を経過する日までの間 |
| 第21条三 | 前二号以外の場合三年 |
出典: e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律施行規則」（確認日 2026-10-25）。条文の改行・番号の体裁は、法令データの文字列のまま表示しています。
このページで確認していないこと
個別の受け渡しが記録義務の対象か、記録の方法が足りているかは、このサイトでは判断しません。
判断が必要なときは、個人情報保護委員会の相談窓口や、弁護士などの資格者に確認してください。
- 提供を受ける側の確認・記録（施行規則 第22条〜第25条）は、このページでは読んでいません。委員会のFAQ（個人情報保護委員会 FAQ「個人データを第三者提供する際にその記録を作成する必要はありますか。」）には、「本人同意、第三者氏名等、本人氏名等」のデータ項目を原則３年間保存するとあります。
- Q13のそのほかの問い（確認義務の方法、オプトアウトの場合、複数の本人の記録の一体作成など）は、載せていません。
- 同じFAQは、記録作成義務が適用されない場合として「法第27条第５項各号に該当する場合（委託・共同利用など）」を挙げています。委託の範囲は別のページにあります。